Organizzare un evento: sapere a chi affidarsi permette di risparmiare tempo e denaro, e garantisce la riuscita dell’evento.
Gli eventi di cui si può occupare un’agenzia sono moltissimi.
Le agenzie di organizzazione eventi non sono tutte uguali e non tutte mettono a disposizione la totalità dei servizi connessi all’evento.
La For You Communication offre un servizio completo ai propri clienti, avendo a disposizione uno staff con molteplici competenze.
La nostra mission è studiare ogni minimo dettaglio per creare eventi unici e su misura per il cliente.
Tipologia di eventi
Operiamo su tutto il territorio nazionale e siamo in grado di garantire eventi aziendali, come meeting, convention, conferenze, viaggi incentive, open day, presentazioni aziendali, lancio di prodotti, shooting, eventi di spettacolo e intrattenimento, come concerti, musical, spettacoli, festival, mostre d’arte, vernissage, sfilate di moda, eventi culturali (rassegne letterarie, presentazione di libri), oltre agli eventi di beneficenza, crowdfunding, etc.
Per la perfetta organizzazione dell’evento è indispensabile un project manager
Il project manager è il responsabile del progetto
Il project manager svolge un compito complesso. È la figura professionale in grado di gestire tutti gli aspetti che caratterizzano un evento: coordina le molteplici attività che portano dalla fase creativa e di ideazione dell’evento a quella esecutiva. Si relaziona costantemente con gli stakeholder e supervisiona tutto il team di professionisti coinvolti nella realizzazione del progetto. Supervisiona tutti gli aspetti di un progetto, assicurando che rispetti gli obiettivi concordati e i vincoli di tempo, di budget e di risorse.
Il project manager ha grandi doti comunicative e di mediazione, autorevolezza e capacità di lavorare in situazioni di stress.
La metodologia del project management
Il project management comporta l’applicazione di una metodologia di lavoro articolata in molti processi. Per prima cosa, identifica l’ambito in cui dovrà svolgersi il lavoro per predisporre, poi, il piano dei lavori.
Il piano di lavoro nel project management è l’insieme delle attività da svolgere e l’assegnazione di compiti ai membri del team. Inoltre, all’interno di esso, sono determinate le scadenze per il completamento di ogni singola attività.
Nel piano di lavoro si stabilisce il budget che copre tutte le spese necessarie al conseguimento degli obiettivi di progetto, oltre ad eventuali imprevisti, senza superare i costi concordati con la committenza.
Il project management si esplica in cinque gruppi di fasi e processi:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e Controllo
- Chiusura
Il project management fornisce un insieme di strumenti per ridurre i costi non necessari e i rischi di errore, minori sprechi di tempo, capacità di prevedere e gestire i possibili rischi con strategie di risposta mirate.
Di cosa si occupa il project manager di un’agenzia che organizza eventi?
- Studia il marketing e il business della committenza
- Elaborare il concept dell’evento
- Definisce i contenuti, i temi e le caratteristiche della manifestazione
- Determina il budget con l’azienda
shooting - Pianifica l’evento
- Definisce in modo dettagliato le tempistiche e le diverse fasi dell’evento
- Cerca la location
- Mette a disposizione i professionisti necessari per la riuscita dell’evento
- Organizza il lavoro delle persone che collaborano alla realizzazione dell’iniziativa
- Gestisce il personale operativo
- Gestisce l’allestimento
- Si occupa della logistica
- Monitora l’evento e il suo andamento
- Programma la campagna promozionale e di comunicazione per valorizzare l’evento
- Supervisiona l’esecuzione dell’evento
- Monitora e valuta i risultati dell’iniziativa
Il project manager è in grado di gestire una macchina organizzativa molto complessa. E’ competente in ogni aspetto che riguarda l’evento, la comunicazione, la realizzazione tecnica.
I professionisti di fiducia
Un’agenzia di eventi si avvale di fornitori di fiducia per il noleggio e trasporto di attrezzature e tecnologia, servizi banqueting, fornitura di decorazioni, flower designer, hostess, tecnici audio, fotografi, video maker , vestieriste, coordinatori di sfilate, etc.